Der »eingebaute« Kunde und das fehlende Impressum •
Der 19. Fall
Der »eingebaute« Kunde und das fehlende Impressum •
Der 19. Fall
Ein kleiner Fehler in der geschäftlichen E-Mail kann teuer werden und Abmahnungen oder Zwangsgelder nach sich ziehen, wie dieser Fall zeigt.
Erinnern Sie sich noch an den letzten Fall des »eingebauten« Kunden mit der anonymen Antwort? Neben der unpersönlichen Art, in der das Bewerbungsverfahren ablief, wunderte mich bei der E-Mail noch eine zweite Sache. Hier noch einmal die erste E-Mail, die ich auf meine Bewerbung erhielt:
»Von: Recruiting <donotreply@successfactors.com>
Betreff: Ihre Registrierung
Sehr geehrte(r) Mark O. Ihlenfeldt,
Sie haben sich erfolgreich in unserem Bewerbungssystem registriert.
Über folgenden Link haben Sie jederzeit Zugriff auf Ihr Profil https://career2.successfactors.eu/career... Vielen Dank für Ihr Interesse an einem Einstieg in unserem Unternehmen und unseren aktuellen Stellenangeboten.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.
Mit freundlichen Grüßen
Recruiting Services«
Wichtig sind in diesem Zusammenhang vor allem diese Fragen: Wer ist der Absender? Welche Firma schreibt mir hier? Nicht nur, dass keine reale Person genannt wird, auch die Firma bleibt komplett im Dunkeln und lässt den Empfänger rätseln. Meine Erfahrung sagt mir, dass hier bestimmte Angaben einfach weggelassen wurden, die eigentlich Pflicht sind. Ich erinnere mich, dass es dafür aber doch eigentlich ordentliche Regeln gibt, die das Geschäftsleben erleichtern sollen…!? Warum gehen viele Firmen hier so schlampig damit um und setzen damit ihr Image aufs Spiel?
Was ist passiert?
Auch hier liegt der Grund ziemlich sicher in der fehlenden Personalisierung des Recruitingportals – oder in der Nachlässigkeit des Absenders. Denn hier wird das »Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister« (EHUG), das am 01.01.2007 in Kraft trat, einfach ausgeblendet (oder vergessen): Es fehlen in dieser geschäftlichen E-Mail schlicht die E-Mail-Signatur und das geforderte E-Mail-Impressum.
Die E-Mail-Signatur umfasst Angaben zum Versender der E-Mail, dem Unternehmen, von dem die E-Mail kommt und ggf. Kontaktdaten wie E-Mail und Telefon.
Im E-Mail-Impressum müssen je nach Rechtsform unterschiedliche Angaben enthalten sein, bei einer GmbH sind das beispielsweise Firma, Rechtsform der Gesellschaft, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort; Postfach ist nicht ausreichend), Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer, Geschäftsführer mit Vor- und Nachnamen, Aufsichtsratsvorsitzender (falls vorhanden) mit Vor- und Nachnamen.
Solche bindenden Anforderungen gibt es jeweils für Einzelunternehmer, die in das Handelsregister eingetragen sind, Offene Handelsgesellschaften (OHG), Kommanditgesellschaften (KG), Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH), Unternehmergesellschaften (haftungsbeschränkt) (UG), Aktiengesellschaften (AG) und Genossenschaften (Gen). Sie gelten aber auch für Selbstständige und Freiberufler.
Fehlen diese Angaben in geschäftlichen E-Mails, kann das zuständige Registergericht ein Zwangsgeld in Höhe von maximal 5.000 Euro (nach § 14 HGB) verhängen – bei Zuwiderhandlung auch mehrfach. Wettbewerber können Sie beim Fehlen dieser Angaben auch abmahnen. Hintergrund ist die Tatsache, dass eine geschäftliche E-Mail formal wie ein Geschäftsbrief bewertet wird.
Bei meinen Bewerbungen in letzter Zeit sind mir viele Zuwiderhandlungen in diesem Zusammenhang aufgefallen. Schon bemerkenswert, dass viele Unternehmen, die von ihren (neuen) Mitarbeitenden fordern, dass sie sich an Regeln und Gesetze halten, diese schon im ersten Kontakt während des Bewerbungsverfahrens selbst brechen… Das sagt schon viel aus – unter anderem zum Stichwort »Glaubwürdigkeit«.
Der Tipp des »eingebauten« Kunden
Prüfen Sie alle geschäftlichen E-Mails, die Ihr Unternehmen verlassen, hinsichtlich folgender Punkte:
• Ihre geschäftlichen E-Mails sind mit einer E-Mail-Signatur und einem E-Mail-Impressum zu versehen.
• Wichtig: Ein Link auf das Impressum der Webseite ist nicht ausreichend!
• Bereiten Sie die E-Mail-Signatur mit den für Sie und Ihr Unternehmen notwendigen Angaben vor und lassen Sie sie automatisch über die entsprechende Funktion Ihres E-Mail-Programms anhängen.
• Achten Sie darauf, dass sich die E-Mail-Signatur von dem eigentlichen Inhalt der E-Mail abhebt und die Angaben leicht auffindbar und gut leserlich sind.
Grafik: Mark Ihlenfeldt
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